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全過程造價咨詢作業過程中文件資料的整理
發布日期:2019-12-10 點擊量:264 次

對比傳統造價咨詢服務,全過程造價咨詢業務是一項綜合的系統工作,其突破了傳統意義上基本建設程序中清單、限價編制或結算審核等某一階段獨立的造價咨詢業務,各階段造價咨詢業務整合在一起,且各階段的咨詢業務又存在一些特定的關聯性,所以其執業過程中對文檔資料進行系統的整理就顯得十分重要。同時,正因為全過程造價咨詢各階段業務的關聯性,作業過程中對文件進行系統的歸類整理一方面可以提高我們的工作效率,另一方面在一定程度上可以避免資料因龐雜混亂而造成的誤刪或遺失,降低全過程造價咨詢服務的執業風險。

傳統造價咨詢服務大多是以算量核價為主的基礎作業形式,作業時所依據的資料的完整性和確定性較高,而全過程造價咨詢作業時往往伴隨著項目過程中的因管理或其他原因造成的較多的不確定性。全過程造價咨詢業務咨詢周期長,屬于動態作業,作業過程中所依據的圖紙或其他資料經常會出現多次變化和更新的情況,因而產生大量的過程文件。面對這種情況,建立系統的文檔歸類整理方式就顯得十分必要,可以有效避免因作業過程中的不確定性和大量的過程文件而導致思維混亂,最終造成作業的質量不達標或是嚴重的錯誤。

綜上所述,全過程造價咨詢服務執業過程中對文件進行系統的整理歸類意義重大,可以進一步保證我們的作業質量和效率。結合在融創地產某全過程造價咨詢服務項目的執業經驗,我們可按照以下方式手動建立各項目文檔系統。

首先對于整個項目,我們可以按以下幾個模塊建立文件夾:

2、項目管理文件夾,我們可以將整個全過程項目的進度計劃、目標成本等其他整體項目管理類的文件歸入到此文件夾中,根據進度計劃,可以判斷各項咨詢工作的大致時間節點,便于安排工作計劃;根據目標成本,我們可以更好的實現項目的成本控制,把控全局。

3、項目臺賬文件夾,全過程項目執業過程中,通過建立項目臺賬,有助于我們梳理各項目的進展狀況,掌控各項目的實時動態,提高工作效率,項目臺賬主要包含合同臺賬、進度支付臺賬、簽證變更臺賬、結算臺賬等。

4、單項工程文件夾,因為全過程項目包含眾多單項工程,每個單項工程我們都會進行不同深度與體量的作業,所以我們為每個單項工程建立單獨文件夾,首先根據工程性質將單項工程劃分為以下五種類型,如下所示:

以工程類為例,以項目名稱大寫首字母命名并排序方便我們在作業時快速找到需要的文件夾。

針對各單項工程,根據我們在全過程造價咨詢執業過程中的主要作業類型,結合實際作業情況我們可以進一步在單項工程中按如下模塊進行劃分,將各項目的資料和作業成果分類歸納,并依據類型或其他合理因素進行編號排序,從而使我們對各類資料清晰明了充分把控,提高作業的效率和質量。

在這里,我們重點對造價確認進行說明,造價確認其工作實質主要是確定項目造價,工作具體形式與傳統造價業務一致,主要以算量、核價等基礎業務為主,所以對應于傳統造價業務中的清單限價編制,結算審核,我們都可以稱之為造價確認。

但全過程造價確認與傳統造價業務對比又有所區別,一方面全過程造價確認作業時,因為伴隨著項目的動態管理,又或是因為時間要求等因素的影響,往往很多時候在最終依據資料如圖紙等還未確定的情況下就已經需要先行開展工作,最終會存在多版本的資料和多次更改作業的要求;另一方面全過程造價咨詢業務服務對象大多以地產為主,各家地產一般都有自己的企業定額或其他單獨的計價方式和計價依據等要求,作業過程中往往伴隨著大量的依據資料,為了避免因這類情況導致的資料混亂而影響作業質量和效率,對于造價確認我們可以按照以下模塊建立文件夾系統。

事實上,不只是針對全過程造價咨詢業務,在傳統造價執業過程中,我們也經常存在因為對依據資料的把控不到位而引起的作業不到位或作業結果質量不達標的情況。如某項目存在大量的認質認價,因其他資料太多而導致作業時漏調部分材料單價而引起作業結果的錯誤,而通過對文件進行系統的整理,對各類資料進行歸類并進行編號可以在很大程度上避免此類錯誤的發生。所以我們在工作中可以根據項目的實際情況進行積極的總結歸納,建立適用于各項目的資料管理系統,從而提高我們的工作效率和工作質量。

工程一部  張虎森

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